HUISHOUDELIJK REGLEMENT
AVANTI ‘55
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en schoeisel te dragen.
Artikel 2
De contributie zal vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar via een automatische incasso geïncasseerd worden. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid binnen de dan gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.
Gedurende deze periode is het desbetreffende lid wel gehouden te voldoen aan alle verplichtingen
welke uit het lidmaatschap voortvloeien.
Voor seniorleden in de leeftijd van 17-24 jaar kan een lager tarief voor de jaarlijkse contributie worden vastgesteld.
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 4
Een voordracht tot benoeming als erelid gaat uit van het bestuur en wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Dit voorstel is uitgezonderd van de bepaling in artikel 13, lid 2 van de Statuten. Het voorstel moet worden aangenomen met een meerderheid van drie/vierde van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 5
Ondersteunende leden zijn leden die geen speel- en stemrecht (meer) hebben maar zich bereid hebben verklaard de vereniging geldelijk (als donateur) of anderszins te steunen. Ze zijn geen lid in de zin van de wet maar vallen wel onder het regime van de vereniging. Het biedt de mogelijkheid om zonder lidmaatschap betrokken te blijven bij de vereniging en vrijwilligerswerk te verrichten.
Artikel 6
Seniorleden die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt worden geacht tenminste een keer per jaar een bardienst te verrichten. Artikel 8 lid 5 van de Statuten biedt het bestuur zo nodig de mogelijkheid om het verrichten van bardiensten als verplichting in te voeren. Dit geldt niet voor commissieleden. De mogelijkheid voor het inschrijven van een bardienst zal ruim van te voren aangeboden worden.
Vergaderingen
Artikel 7
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 8
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft de leiding in alle vergaderingen en is bevoegd in het algemeen tot datgene, wat hij voor een ordentelijk verloop van de vergadering nodig acht; meer in het bijzonder is hij bevoegd de volgorde van de agendapunten te wijzigen, de wijze van stemming te bepalen, de discussies over een bepaald onderwerp te sluiten indien hij de zaak voldoende toegelicht acht, leden die zich mochten misdragen het woord te ontnemen, als ook de vergadering tot een nader door hem te bepalen uur of een latere datum te schorsen of te verdagen.
Artikel 9
De secretaris voert de correspondentie uit naam van, en in overleg met, het bestuur en tekent alle stukken, behoudens die welke onder de bevoegdheden van de penningmeester ressorteren, die van de vereniging uitgaan. Hij is verplicht van alle belangrijke stukken kopie te houden.
Hij maakt de notulen van alle vergaderingen en zorgt, dat deze op de eerstvolgende vergadering na goedkeuring worden ondertekend door de voorzitter en hemzelf.
Artikel 10
De penningmeester zorgt voor het innen en beheer van de gelden van de vereniging; hij zorgt voor alle uitgaven zoveel mogelijk kwijting te ontvangen. De penningmeester mag in de loop van een verenigingsjaar niet aftreden, tenzij de kas en de boeken tot de datum van aftreden door de kascommissie zijn gecontroleerd en in orde bevonden.
Artikel 11
Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden of ereleden.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering per post of per email bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene ledenvergadering.
Artikel 12
De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 13
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 14
De algemene ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. Voor zover er sprake is van inkomsten en uitgaven in het kader van door commissies aangestuurde activiteiten, leggen zij hierover rekening en verantwoording af aan het bestuur.
De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten (de kascommissie) – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 15
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Besluitvorming
Artikel 16
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 17
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 18
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 19
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaar gekozen en benoemd. Elk jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig en waardoor de continuïteit zoveel mogelijk wordt gewaarborgd. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 11 van de Statuten genoemde adviseurs.
Indien tengevolge van de hiervoor genoemde regeling de voorzitter en secretaris tegelijk zouden aftreden, wordt de beurt van aftreden van de voorzitter tot de volgende jaarvergadering opgeschort en treedt in zijn plaats af het volgende bestuurslid, dat volgens de hiervoor gestelde regeling daarvoor in aanmerking komt. De aftredende bestuursleden zijn maximaal twee keer herbenoembaar voor een periode van drie jaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 20
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 21
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 22
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3, sub c van de Statuten wordt gesteld op € 5.000,00.
Artikel 23
Het bestuur kan een afhangreglement opstellen.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 24
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de leden
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur
c. de bezittingen en schulden van de vereniging
Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Introductie
Artikel 25
Een lid van de vereniging kan (ten hoogste viermaal per verenigingsjaar)een niet-lid introduceren tegen betaling van een door het bestuur bepaald bedrag. Leden mogen niet beperkt worden in hun speelmogelijkheden en hebben te allen tijde voorrang op niet-leden.
Artikel 26
De leden zijn verplicht hun introducé op voorhand in te schrijven op de voorgeschreven manier en onder betaling van het in artikel 25 genoemde bedrag.
Aanmeldingsformulier
Artikel 27
Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient minimaal te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum, geslacht, e-mailadres, rekeningnummer, akkoordverklaring met automatische incasso en tenniservaring.
De formulieren voor de aanmelding van nieuwe leden en de opzegging van het lidmaatschap kunnen worden ingeleverd bij de ledenadministratie.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht wijzigingen in persoonsgegevens zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven.
De vereniging is verplicht de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar te maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Slotbepalingen
Artikel 28
Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en van dit reglement via de website van de vereniging: www.avanti55.nl
Artikel 29
Het bestuur is bevoegd om in voorkomende gevallen af te wijken van de bepalingen in dit huishoudelijk reglement, mits zij daarover in de volgende algemene ledenvergadering verantwoording aflegt.
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 10 januari 2013.
Nijmegen,
d.d.
de Voorzitter
