Notulen ALV 2017

Notulen Algemene Ledenvergadering donderdag 9 februari 2017 (in concept)

Aanwezig: Lex Bouts (voorzitter), Peter van Campen, Maarten Baris, Rien Cosijn, Dick Onderwater (verslag), Annette Moons, Willy Schaap, Marie-José van Weegen, Marianne Kalthoff, Betty Vissers, Ernst Bouwes, Nel Salomons, Ingrid van Hoorn, Josephine Jansen, Liesbeth van der Brugge, Willem van Gerwen, Wim Busink, Hettie Maters, Jacki Uitslag, Bert Lagerweij, Astrid van Ommen, An Jonkman, Mariëtte van der Zwet, Yvonne de Graaf, Hanny Kuiper, Jos Buys, Jan Berson, Hans Witteveen, Toine Leenders, Marleen Lammers, Ingeborg Jansen namens Tamar Bilo, Saman Eltink, Joost Kolk, Lenie Pluymaekers, Cecile Kienhorst, Rutger Stoop, Nelleke Verbunt.

Machtigingen: Ben Vermeulen machtigt Annette Moons, Anneloes van Brussel machtigt Peter van Campen en Judith Cornet machtigt Hettie Maters.

Opening en vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering om 20.08 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom.
Er zijn geen toevoegingen aan de agenda waarop deze vastgesteld wordt.

Mededelingen / Ingekomen stukken
Behoudens twaalf afmeldingen en de genoemde machtigingen zijn er geen ingekomen stukken.
Tennisschool Maximum heeft het contract met Avanti met de start van het nieuwe tennisseizoen opgezegd. Nadat de eerste trainer Vincent de Jong van werkkring is veranderd en de vervolg-trainer Stan van Triest andere voorkeuren heeft aangegeven was Maximum niet meer in staat om training op het gewenste niveau te garanderen.
Lennart van Campen is vervolgens in samenwerking met Arthur van Kuiken bereid gevonden om de clubtraining van Avanti voor het komende seizoen te gaan verzorgen.
Notulen van de Algemene Ledenvergadering 4 februari 2016
De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld.

Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering 7 maart 2016
Deze extra bijeenkomst stond geheel in het teken van de aanvulling van het bestuur. Lex Bouts is bereid om voor de periode maximaal (Niet minimaal) drie jaar tot te treden als voorzitter van het bestuur. Ook Peter van Campen treedt toe tot het bestuur.

Jaarverslag 2016
Een uitgebreid verslag is te vinden in Kantlijn 4 2016/ 2017
In het verslag ontbreekt de in februari gehouden brainstormsessie met commissieleden over het Beleidsplan. Daarnaast wordt vanuit het bestuur deel genomen aan het Voorzittersoverleg van de tennisclubs in Nijmegen. Er zijn geen vragen of opmerkingen.

Financieel jaaroverzicht 2016
De penningmeester presenteert een korte toelichting op de resultatenrekening.
Het resultaat is een negatief saldo van ca. € 1.900, –
Voorstel resultaat ten laste laten zijn van algemene reserve.

Gevraagd wordt om voor volgend jaar de begrote en feitelijke resultaten naast elkaar te zetten. Dit lukt echter helaas niet binnen het huidige administratiesysteem.

Bevindingen van de Kascommissie
De kascommissie bestaat uit Wim Busink en Marleen Lammers. Wim geeft een toelichting op de in februari 2017 uitgevoerde controle ten huize van penningmeester Maarten Baris. De kascommissie verklaart dat de administratie goed op orde is.
De kascommissie verzoekt de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 01-01-2016 tot 01-01-2017.

Decharge van het bestuur
Met een groot applaus voor Maarten Baris wordt het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. De voorzitter bedankt de ALV namens het bestuur voor het gegeven vertrouwen en bedankt de penningmeester.

Benoeming nieuwe kascommissie
Wim Busink treedt af en Marleen Lammers en Bert Lagerweij blijven lid van de kascommissie. Ernst Bouwes wordt reserve.

Presentatie en bespreking plan Middenpad van de Accommodatiecommissie
Marianne Kalthoff verzorgt de presentatie van het plan Middenpad. Het middenpad op het park (pad tussen de banen 1 / 2 en 3 / 4 / 5) moet veilig worden gemaakt. In geval van regen is het pad nu erg glad en glibberig. De huidige oude haag is daarbij in het interne gedeelte dood. Door de Accommodatiecommissie is in nauwe samenwerking met Paul Hoffs en een hoveniersbedrijf een aanpak voor het middenpad opgesteld. Deze aanpak zal op korte termijn verder worden uitgewerkt, waarbij meerdere opties in beeld worden gebracht en de kosten worden verbijzonderd, rekening houdend met wat is noodzakelijk en wat zijn de kosten ter verfraaiing van het park.
Het project is vooralsnog begroot op ca. 20.000 euro. Afschrijving in een periode van 10 jaar betekent een extra contributieverhoging van 5 euro.
De ALV heeft goedkeuring gegeven aan de verdere planvorming voor dit deel van het park en is akkoord met de voorlopige (afhankelijk van de definitieve kostenraming) verhoging van de contributie met 5 euro. Op korte termijn zal het bestuur komen met de uitgewerkte voorstellen naar haar leden.
Begroting 2017
In de begroting wordt uitgegaan van een:
– lichte afname van het ledenaantal (400 naar 385)
– een verhoging van de contributie
– investeren in middenpad /haag (ca. 20.000 euro|) vanuit voorziening banen
– voorziening banen in 10 jaar weer op peil brengen (2.000 euro per jaar)
– technische en toernooi organiserende commissies in stappen naar kostenneutraal
– jeugd, nog 1x investering in promotie via school Klein Heyendaal
– verwacht resultaat neutraal

  Contributie 2017
Voorstel:
Senioren van €135,- naar € 147,-
Studenten van € 96,- naar € 105,-
Junioren 12-17 blijft € 80,-
Junioren <13 blijft € 40,–
Kinderen (<17) van leden: alleen KNLTB-pas € 15,-

De begroting wordt met de nieuwe contributie voorgelegd aan de ALV. Dit voorstel wordt aangenomen met dank aan de penningmeester voor het opstellen van de begroting en de toelichting daarop.

Evaluatie speeltijd bij afhangen
Begin juni 2016 is door het bestuur het afhangsysteem gewijzigd. De speelduur voor enkelspel is gegaan van 40 minuten naar 30 minuten, drie personen kunnen 40 minuten spelen en de dubbel is gebleven op 50 minuten. Uit analyse van het afhangbord is gebleken dat de wachtduur op de drukke speelavonden hiermee fors is gedaald.
Tijdens de ALV blijkt geen meerderheid voor het gewijzigde afhangsysteem. Het enkelspel zou met het gewijzigde afhangsysteem teveel ontmoedigd worden.
Wel is de ALV akkoord gegaan met de volgende speelduur:
Enkelspel: 35 minuten
Drie personen: 40 minuten
Dubbel: 50 minuten

Regeling bardienst
Het voorstel van het bestuur om aan leden die geen bardienst wensen te draaien de gelegenheid te geven dit af te kopen met een bedrag van 30 euro
per seizoen is door de ALV afgewezen. De ALV acht het belangrijker om meer aandacht te geven aan de absolute noodzaak dat een club als Avanti alleen kan draaien als leden vrijwilligers werk voor de club doen en daar hoort 1 x bardienst simpelweg gewoon bij. Het afkopen van de bardienst zou in dat geval averechts werken. Wel gaan Hettie Maters en Ingrid van Haard de leden enthousiast maken voor het vervullen van de bartaak.

Plannen voor 2017 van de diverse commissies
Barcommissie door Nel Salomons
Kijkt terug op jaar waarbij het moeilijk was om een goede barbezetting te krijgen. Men stuit regelmatig op veel weerstand. De huidige ploeg draait goed en steekt veel tijd om bar en keuken op peil te houden.
De commissie dankt alle vrijwilligers voor de bardiensten.
De barcommissie kent vooralsnog geen wijzigingen.

Accommodatiecommissie door Marianne Kalthoff
In 2017 zal naast het middenpad de picknicktafels en de parasols moeten worden vervangen. Ook zijn er plannen om de fietsenstalling aan te pakken en wil men een gesponsorde waterkraan buiten het clubhuis aanleggen. Voor het verfraaien van het grijze materiaalhok zijn ook plannen.
De samenstelling van de accommodatiecommissie kent geen wijzigingen.

Communicatiecommissie door Mariëtte van der Zwet
Mariette zoekt een extra hulp om tijdig de diverse Nieuwsbrieven en Kantlijnen uit te doen gaan. De website wordt dit jaar aangepakt.

Technische commissie door Peter van Campen
De Technische Commissie organiseert alle KNLTB-competities waar Avanti met seniorenteams aan deelneemt, de training hiervoor en de wintercompetitie. Voor de jeugdteams is de TC contactpersoon voor de KNLTB.
Voor de zondag staat o.a. team met speelsterkte twee gepland.
Met veel extra maatregelen is het mogelijk om op vrijdag zes teams te laten spelen. We huren daartoe ook een baan bij The Insiders.

Open toernooicommissie door Jacki Uitslag
Toernooi heeft een goede bezetting gekend en is zeer geslaagd te noemen. Dit jaar samen met The Insiders georganiseerd. Dit liep goed.
Voor komend jaar willen ook een poule met speelsterkte 2 aantrekken.
De deelname vanuit Avanti is groot. Voor volgend jaar ligt de uitdaging in het verhogen van de deelname van de leeftijdsgroep binnen Avanti van 18-40 jaar.
Geen thema wederom, maar wel een goed doel nl. de Stichting de Twee Weeshuizen (opbrengst €500, -).
Jane Klein en Mariëlle Busink gaan de OTC verlaten. Nelleke Verbunt stapt in de OTC. Nu nog op zoek naar verdere aanvulling.

Sponsorcommissie door Rutger Stoop
Afgelopen jaar is hard gezocht naar nieuwe sponsoren daar een aantal sponsoren zijn gestopt. De koffieleverancier is ingestapt en ook energiebedrijf vandeBron en TangoPuls sponsoren Avanti. In 2017 zal getracht worden om wederom een hogere opbrengst te realiseren. Met diverse bedrijven zijn contacten gelegd. In ieder geval heeft bakkerij Looijenga aangegeven voor de komende drie jaar Avanti te sponsoren. Ook opdruk voor de ballen wordt gesponsord.

Wedstrijdcommissie door Betty Vissers.
De huidige groep met Wout, Willemijn, Noël en Liesbeth blijft bij elkaar. Marieke is gestopt.
Aantal inschrijvingen vertoont schommelingen maar is over het geheel goed. De beide clubkampioenschappen zijn naar tevredenheid verlopen.
Vanuit Rapiditas is belangstelling om te bekijken of wellicht op wijkniveau iets gezamenlijk kan worden georganiseerd.

Invitatietoernooicommissie door Lex Bouts.
Het vorige toernooi is erg succesvol geweest. De commissie heeft al een nieuw thema. Er wordt al hard aan gewerkt.

Toernooicommissie door Dick Onderwater.
Komend jaar zal de labelavond samen met The Insiders worden georganiseerd. Commissie gaat hierover afspraken met The Insiders. ALV juicht deze stap toe.
Bestuursverkiezing
Rien Cosijn stapt uit het bestuur. De voorzitter spreekt dank uit voor zijn inzet. Het bestuur roept de leden op om zich kandidaat te stellen voor vacature bestuurslid.
Maarten Baris zal na de ALV van 2018 aftreden. Ook voor zijn positie zoekt het bestuur dringend naar een vervanger.
Rondvraag
Ingrid van Haard: Blijft Paul Hoffs bij Avanti?
Reactie: Paul Hoffs blijft bij Avanti. Hoewel er concrete contacten waren met Rapiditas over een adviesrol blijft Paul bij Avanti. Paul is ook tevreden over de huidige samenwerking.
Jan Berson: in de begroting is het inkomen van Paul zichtbaar. Moet daarover niet enige geheimhouding worden gehanteerd?
Reactie: gaan we voor volgend jaar bekijken.
Rutger Stoop: Moeten, gezien het belang voor de toekomst van Avanti, de contacten met Slow niet een vast aanspreekpunt hebben en moet deze niet verder worden uitgebouwd? Denk bijv. aan het gezamenlijk organiseren van een toernooi.
Reactie: Lijkt ons heel zinnig! Is Rutger wellicht hiervoor beschikbaar?
Rutger Stoop: is procedure die is gevolgd bij punt Speelduur wel juist? Er komt na eerste stemming direct een alternatief.
Reactie: procedureel mogelijk niet helemaal juist. Maar wel heel praktisch.


De voorzitter sluit om 23.30 uur de vergadering en bedankt alle aanwezigen voor hun komst en bijdragen.

Genomen besluiten op de Algemene Ledenvergadering d.d. 9 februari 2017
Het financiële jaarverslag 2016 is goedgekeurd evenals de begroting 2017
De verdere planvorming van het Middenpad vindt doorgang. Bestuur komt op korte termijn met meer gedetailleerde plannen naar de leden.
De nieuwe kascommissie bestaat uit Marleen Lammers en Bert Lagerweij. Reserve Ernst Bouwes.
De contributie wordt verhoogd. Senioren €147,-, Student €105,- en Junioren 12 tot en met 17 jaar €80,- en voor jeugd < 12 jaar €40 ,-.
Kinderen van bij Avanti spelende ouders spelen gratis bij de club. De ouders hoeven alleen de kosten voor de KNLTB-pas (15 euro) te betalen.
Speelduur voor het afhangen wordt 35 minuten voor enkelspel, 40 minuten voor drie personen en 50 minuten voor dubbel.